2.2 Benchmarking

2.2 Benchmarking

El Benchmarking es un proceso sistemático que permite:

Medir los resultados de los competidores con respecto a los factores clave de éxito     de la industria.

Determinar cómo se consiguen esos resultados.

Utilizar esa información como base para establecer objetivos y estrategias e implantarlos en la propia empresa.

En pocas palabras, Benchmarking es el proceso de obtener información útil que ayude a una organización a mejorar sus procesos. Benchmarking no significa espiar o sólo copiar. Está encaminado a conseguir la máxima eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores, y ayudar a moverse desde donde uno está, hacia donde quiere estar.

consiste en tomar "comparadores" o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores prácticas sobre el área de interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las mejores prácticas y su aplicación. Según Casadesús (2005), “es una técnica para buscar las mejores prácticas que se pueden encontrar fuera o a veces dentro de la empresa, en relación con los métodos, procesos de cualquier tipo, productos o servicios, siempre encaminada a la mejora continua y orientada fundamentalmente a los clientes”. El benchmarking implica aprender de lo que está haciendo el otro y entonces adaptar sus propias prácticas según lo aprendido, realizando los cambios necesarios, no se trata solamente de copiar una buena práctica, sino que debe de efectuarse una adaptación a las circunstancias y características propias.

5 ETAPAS PARA UN BENCHMARKING EXITOSO

1.- Determinar a qué se le va a hacer benchmarking.-

Definir quiénes son los clientes para la información del benchmarking.

 Determinar las necesidades de información de benchmarking de los clientes.

Identificación de factores críticos de éxito.

Diagnóstico del proceso de benchmarking.

2.- Formación de un equipo de benchmarking.

Consideración de benchmarking como actividad de equipo.

Tipos de equipos de benchmarking. 

Grupos funcionales de trabajo.

 Equipos interfuncionales, interdepartamentales y equipos interorganizacionales.

Quienes son los involucrados en el proceso de benchmarking.

Definir funciones y responsabilidades del equipo de benchmarking.

Definición de habilidades y atributos de un practicante eficiente de benchmarking.

Capacitación.

Calendarización.

3.- Identificación de socios del benchmarking.

 Establecimiento de red de información propia.

Identificar recursos de información.

Buscar las mejores prácticas.

Redes de Benchmarking.

Otras fuentes de información.

                                          

4.- Recopilar y analizar la información de benchmarking.

 Conocerse.

Recopilar la información.

Organizar información.

Análisis de la información.

5.- Actuar.

Producir un informe de benchmarking.

Presentación de resultados a los clientes de benchmarking.

 Identificar posibles mejoras de productos y procesos.

 Visión del proyecto en su totalidad.

El benchmarking, también llamado comparación referencial , es una de las prácticas de negocios más populares y efectivas, y no se limita a ningún área en especial ni a un cierto tamaño de empresa. En resumen, esta herramienta consiste en hacer una comparación entre tu negocio y la competencia (tanto directa como indirecta), así como con comercios líderes en otras industrias u otros mercados con la intención de descubrir y analizar cuáles son sus estrategias ganadoras y, de ser posible, aplicarlas en tu propia empresa.

De hecho, los nuevos modelos de benchmarking recomiendan que no sólo se investigue a los competidores, sino más bien a referentes de liderazgo de empresas, ya sean individuos o agrupaciones e, incluso, a personajes ficticios que podrían servirte de inspiración.

David T. Kearns, quien fuera director de Xerox Corporation, fue también uno de los iniciadores de este concepto y lo definía como “el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria”.

Para aprovechar al máximo esta efectiva práctica en tu negocio debes seguir ciertos pasos:

1. Conócete a ti mismo: Antes de decidirte a desarrollar esta investigación debes hacer un Análisis FODA de tu propia empresa, así como un análisis de su rendimiento actual. Es decir, define cuáles son sus puntos fuertes y cuáles los débiles, así como las oportunidades y amenazas que existen en el mercado.

En este punto es esencial que realices una planeación y definas: qué esperas obtener del proceso y cuál será tu método de investigación (entrevistas, encuestas, análisis de participación del mercado, visitas presenciales, seguimiento online, entre otras).

2. Conoce a tu competencia: En un Plan de negocio bien realizado se debe establecer tanto la competencia directa como la indirecta y los sustitutos de tu empresa o proyecto. Identifica cómo está la participación del mercado y quién es el líder de esa industria en particular. Es muy importante que elabores bien este reporte, puesto que a partir de éste podrás elegir a las empresas que investigarás.

No obstante, también puedes tomar otras compañías o individuos (incluso no reales) que, aunque no se dirijan a tu mismo mercado o no pertenezcan a tu giro, puedan entregar valiosos ejemplos de buenas prácticas de negocios.  En realidad, nunca sabes de dónde pueden venir las mejores ideas.

3. Encuentra sus fortalezas: Una vez que hayas elegido a las empresas visita sus instalaciones y su página de Internet, pide referencias, observa sus campañas publicitarias o de marketing y contáctalos en las redes sociales. Otra buena fuente de información son los empleados y proveedores.
Después de haberlos observado, detalla cuáles son sus fortalezas y cuáles sus debilidades.

Debes enfocarte en aquellas prácticas que los hacen líderes o los mantienen por arriba de ti, puesto que éstas son las que te servirán para potenciar tu empresa. Pero también puedes observar prácticas incorrectas para tú mejorarlas; así podrás cubrir un hueco en sus servicios y conquistar a los clientes inconformes.

4. Aplícalo en tu empresa: Aprovecha la información que recabaste para mejorar la situación de tu compañía. Puedes copiar ciertas prácticas (claramente, mientras sea legal), mejorarlas o adaptarlas a tu mercado.

Recuerda que si aplicarás algún cambio o modificación en tu empresa se lo debes de comunicar a tus empleados y colaboradores, así como las nuevas metas a alcanzar.

Además, los resultados de tu benchmarking es un elemento que deberías incluir en tu Plan de negocio para conseguir mayor credibilidad ante posibles inversionistas. Sin embargo, debes tener muy presente que, aunque muchas de estas prácticas funcionen en ciertos mercados, no aseguran que también lo hagan en el tuyo.

5. Evaluación: Siempre que apliques nuevas estrategias o prácticas en tu empresa necesitas evaluar su desempeño. Acércate a los indicadores que corresponden en cada área; es decir, si el cambio fue en recursos humanos observa el nivel de rotación de personal y compáralo; o si fue en servicio al cliente, revisa los números en las ventas o tu CRM.

Este proceso debe ser periódico, debido a que tu empresa requiere mejoras continuas para mantenerse en el mercado. Asimismo, siempre podrá aprender algo de los demás.  

¿QUÉ ES EL BENCHMARKING? El Benchmarking es un proceso en virtud del cual se identifican las mejores prácticas en un determinado proceso o actividad, se analizan y se incorporan a la operativa interna de la empresa. Traducido literalmente, "benchmark" es la marca que se emplea para señalar el nivel que alcanzaron los ríos durante inundaciones que se produjeron en años precedentes. A partir de esta primera acepción, algunos diccionarios de lengua inglesa definen "benchmark" como "punto fijo o criterio de referencia". Otros lo definen como "una señal de referencia sobre la que establecer comparaciones".

En el entorno empresarial, el término "Benchmarking" se utiliza para hacer referencia a un instrumento de mejora que, integrado con otras técnicas de gestión de calidad, va mucho más allá de la simple comparación entre empresas o departamentos. Existen muchas definiciones, en el presente documento se analizan dos: Dentro de la definición de Benchmarking como proceso clave de gestión a aplicar en la organización para mejorar su posición de liderazgo encontramos varios elementos clave: Competencia, que incluye un competidor interno, una organización admirada dentro del mismo sector o una organización admirada dentro de cualquier otro sector. Medición, tanto del funcionamiento de las propias operaciones como de la empresa Benchmark, o punto de referencia que vamos a tomar como organización que posee las mejores cualidades en un campo determinado. Representa mucho más que un Análisis de la Competencia, examinándose no sólo lo que se produce sino cómo se produce, o una Investigación de Mercado, estudiando no sólo la aceptación de la organización o el producto en el mercado sino las prácticas de negocio de grandes compañías que satisfacen las necesidades del cliente. Satisfacción de los clientes, entendiendo mejor sus necesidades al centrarnos en las mejores prácticas dentro del sector. Apertura a nuevas ideas, adoptando una perspectiva más amplia y comprendiendo que hay otras formas, y tal vez mejores, de realizar las cosas. Mejora Continua: el Benchmarking es un proceso continuo de gestión y auto-mejora. El benchmarking es el proceso de estudiar las mejores prácticas o estrategias externas para producir un mayor perfeccionamiento, cuando se busca competir con ventaja. Se analiza el por qué y el cómo las prácticas, estrategias, procesos o productos pueden producir resultados excepcionales, aplicar el proyecto de benchmarking representa beneficios operacionales y económicos (recursos humanos, ventas, marketing operativo, servicio al cliente). "El benchmarking es un proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procedimientos de trabajo de las empresas que se reconocen como representantes de las mejores prácticas y el propósito es el mejoramiento organizacional" (M. Spendolini, 1992).

Las palabras clave de esta definición son: Evaluación, continuo, mejores prácticas, sistemático y mejoramiento. Evaluación: El primer objetivo del benchmarking es evaluar un proceso. Por esta razón, las mediciones son necesarias; los resultados tienen que ser medidos. Medir constituye la esencia del benchmarking. En los años setenta la palabra evolucionó hacia el vocabulario más amplio de los negocios, donde empezó a significar un proceso de medición mediante el cual se llevan a cabo comparaciones entre las empresas. Al evaluar un punto de referencia, la orientación es hacia una práctica comercial o un proceso de trabajo, debido a que sólo se lograrán mejoras en una organización realizando ajustes en los procesos actuales. Esto significa que para que el benchmarking resulte una herramienta de evaluación eficaz, debe empezar con la práctica antes de determinar qué sistema la medirá mejor. Bob Camp (1989), inventor del benchmarking, insiste en que la métrica del benchmarking siempre es el resultado de la comprensión de las mejores prácticas y no a la inversa. Continuo: El benchmarking requiere mediciones continuas debido a que, desafortunadamente, sus competidores no van a esperar a ser alcanzados.

 Aunque la búsqueda continua de mediciones tal vez parezca una carga, solo unos cuantos profesionales se oponen a buscar constantemente las mejores prácticas, debido a que la gran mayoría sabe que el intercambio continuo de ideas es necesario para que una industria mejore.

Los profesionales de hoy comprenden que el mundo está cambiando rápidamente y que aquellos que titubeen perderán. "En el mundo actual, se trata de la supervivencia de los más rápidos", más que de la de los más aptos (L. Platt, 1992). Mejores prácticas: El proceso de benchmarking se concentra en las actividades más exitosas. Es por ello que el benchmarking es más que un análisis de la competencia. El objetivo es aprender no simplemente qué se produce, sino también cómo se produce.

 En Japón lo denominan dantotsu -lo mejor de las mejores prácticas, la mejor de las clases, lo mejor de la raza- sin importar en dónde se encuentran: en la propia compañía o industria o fuera de ella. Puesto que el objetivo es identificar las mejores prácticas, los socios más convenientes para el benchmarking no son necesariamente los competidores directos de la empresa, sino los que marchan a la vanguardia, sin importar en qué área destacan. Sistemático: Benchmarking no es un método arbitrario de reunir información. Más bien se trata de un proceso sistemático, estructurado paso por paso, para evaluar los métodos de trabajo en el mercado.

La clase de datos que el benchmarking proporciona permite a las empresas comparar sus productos, servicios y procesos de trabajo con los mejores. Mejoramiento: Benchmarking constituye un compromiso con el mejoramiento debido a que es posible emplear la información recopilada en una variedad de formas y producir un efecto significativo en las operaciones de la organización. Los resultados de un estudio de benchmarking se convertirán en la base de objetivos de corto o largo plazo consistentes con la realidad del mercado. Por esta razón se utilizan para anticipar tendencias en los negocios y descubrir oportunidades de innovación.

TIPOS DE BENCHMARKING

1. BENCHMARKING COMPETITIVO: Es una forma un tanto complicada ya que las compañías, empresas o productos a analizar no están generalmente interesadas en ayudar al estudio. La recopilación de datos, que es la labor en la que se emplean más recursos, se hace más difícil puesto que no es una colaboración, sino una competencia en el completo sentido de la palabra. El benchmarking competitivo implica medir las funciones, procesos, actividades, productos o servicios comparándolos con los de los competidores y busca mejorar los propios para que sean los mejores en su clase, o por lo menos mejores que los de sus competidores. Recoger y analizar los datos sobre los competidores permitirán conocer, como es la competencia y se podrá valorar con precisión el resto de la información.

 2. BENCHMARKING COOPERATIVO O COLABORADOR: El benchmarking cooperativo o colaborador es el más utilizado ya que es el más fácil de practicar. La empresa u organización que desea mejorar su actividad contacta a las mejores empresas de su clase y busca compartir conocimientos para beneficio propio. Un factor clave es asegurar la cooperación para que las compañías objetivo puedan dar lo suficiente a las empresas que están desarrollando el benchmarking.

 3. BENCHMARKING INTERNO: Este cosiste en que algunas empresas identifican las prácticas del mejor, y extienden el conocimiento sobre estas a otros grupos de la organización. El benchmarking interno es utilizado como el primer paso a lo que será un estudio dirigido hacia el exterior. Este permite al equipo de benchmarking realizar un óptimo aprendizaje, desarrollar o aumentar los conocimientos básicos sobre el tema estudiado y tendrán menos reservas para compartir información con los colegas de otras compañías. Facilita al equipo brindar más a los directivos de las compañías objetivos cuando se busca que cooperen o colaboren con estudio. Las tres clases de benchmarking buscan impulsar a los directivos para que miren hacia fuera de sus organizaciones, hacia sus competidores o a otras compañías que sean las mejores en su clase, y usar el conocimiento colectivo para fortalecer la propia organización.

 ¿QUÉ NO ES BENCHMARKING? En la actualidad aún existe cierta confusión en el alcance y contenido del BM como herramienta para la mejora continua, por lo que es preciso desechar algunas interpretaciones erróneas:

• BM NO ES comparar o discutir entre departamentos sobre problemas o soluciones específicas, puesto que esto no da lugar a mejoras permanentes.

 • BM NO ES comparar los resultados de la empresa con los competidores (ventas, ratios financieros, cuota de mercado, etc.). Esta actividad, necesaria y útil en el mundo de los negocios, en algunos casos puede servir como actividad previa a un proceso de BM.

 • BM NO ES copiar, pues una copia exacta pocas veces es útil si las empresas son distintas. No se debe confundir copiar con aprender de otros. Cuando se copia sin aprender, no se fomenta la creatividad y, a largo plazo, puede ser perjudicial para la empresa.

• BM NO ES compararse con la media del sector en encuestas y resultados. La media no es lo mejor.

• BM NO ES solo comparación entre unidades de la misma empresa o grupo. Estas comparaciones, aunque efectivamente ayuden a mejorar, suelen aportar ideas muchas veces ya conocidas.

 • BM NO ES comparar costos de servicios propios con los de empresas especialistas en dichos servicios. Esto puede ser útil para analizar y reducir nuestros costos, pero no genera ideas para mejorar los procesos. • BM NO ES una excusa para reestructurar la plantilla de la empresa o para introducir cambios en el personal, aunque en determinadas ocasiones su aplicación pueda conducir a ello.

 • BM NO ES una obtención rápida de datos, sino un proceso complejo, llevado a cabo por un equipo especializado para mejorar la actuación en cuanto a costo, tiempo, resultado y atributos del proceso.

• BM NO ES turismo empresarial, aunque desafortunadamente en algunos casos se pueda convertir en ello (por ejemplo: proliferaci6n de visitas poco estructuradas en las que se consumen infinidad de horas y no se llega a ninguna conclusión).

 • BM NO ES espionaje industrial. La información obtenida por BM se debe tratar como si fuera. de la propia empresa y asegurar de la misma forma su confidencialidad. Debido a la complejidad que supone la realización de un estudio de BM, normalmente, se requiere un proceso previo de formación sobre el método y las técnicas necesarias para su aplicación.

APLICACIÓN DEL BENCHMARKING El principio fundamental del Benchmarking es aprender de los mejores, indagar en los conocimientos (propios, adquiridos, experiencia de otros), reunir información sobre las empresas o productos objetivos antes de acercarse a estos, analizar la actividad propia para sacar el mayor provecho y practicar lo más pronto posible lo que se ha aprendido. Esta herramienta permite competir con ventaja ya que se puede realizar un completo análisis a la competencia, para mejorar y desempeñarse con mayor eficiencia y calidad. Su utilidad radica en la enorme potencialidad de generación ideas de mejora que se obtiene con la simple comparación de nuestros procesos y actividades, con los de otras organizaciones o empresas consideradas como lideres. Cuando se busca comprender como las empresas consiguen sus resultados es más importante el análisis y la comparación que tener una métrica exactamente cuantificada, el uso del benchmarking reduce los riegos de perder de vista lo que se quiere conseguir: aprendizaje útil. De esta forma el Benchmarking se puede utilizar para mejorar las propias organizaciones y sé esta practicando actualmente por tres razones básicas:

1. Es una herramienta eficiente para introducir mejoras: se puede eliminar el proceso de aprender por tanteo y se pueden utilizar procesos cuya efectividad ya se haya comprobado o concentrar ideas para mejorar los procesos desde 0 o adaptarlos a los procesos existentes en la propia organización.

 2. Ayuda a introducir las mejoras más rápidamente: en la actualidad el tiempo es una determinante en la competencia, y los directivos se ven forzados a buscar medios para hacer las cosas mejor y más rápidamente, el benchmarking madura dentro de una empresa y le permite hacer las cosas mejor y más rápidamente, ya que se emplean más a prisa los procesos.

 3. En la práctica con el benchmarking se pretende dar a la organización una ventaja competitiva y una capacidad de superación frente a la competencia. Como conclusión, el Benchmarking tiene aplicaciones muy amplias, pero se deben establecer algunas pautas para determinar, que función, actividad, proceso o producto se estudiará. Se deben adaptar los procesos básicos para ajustarlos luego a las necesidades específicas. La metodología se podría resumir en los siguientes puntos clave: • Determinar que actividades de la organización son aquellas que una vez mejoradas permitirán un mayor beneficio a la empresa. • Determinar los factores claves de estas actividades. • Identificar las empresas con prácticas avanzadas orientadas al valor, ósea encaminadas hacia los costos más bajos o un grado de valor más elevado para los clientes. • Desarrollar planes para igualar y superar las prácticas avanzadas o para consolidarse como líder. • Obtener un compromiso en todos los niveles de la organización y comprometerlos en el plan a seguir. • Poner en práctica el plan y supervisar los resultados.

https://debitoor.es/glosario/definicion-de-benchmarking

http://www.contactopyme.gob.mx/benchmarking/conceptos/ben_mod.asp